Principales objetivos:
Comunicación: Realizar la planificación, implementación y seguimiento del plan de comunicación (interna y externa) aprobado por la Gerencia General y por el Directorio.
Secretaría: Brindar apoyo a la Gerencia General y al Directorio en el proceso de gestión documental. Este incluye tareas tales como documentar las reuniones de Directorio, preparar la documentación que se eleva al Directorio y actualizar las resoluciones aprobadas por el Directorio.
Principales funciones:
- Definir los objetivos, acciones y metas de la unidad que formarán parte de los planes operativos de la Caja Notarial a ser aprobados por la Gerencia General.
- Ser el principal apoyo administrativo del Directorio y de la Gerencia General en su vínculo con el Directorio así como con el resto de las gerencias de la Caja.
- Preparar la documentación que se eleva a Directorio, participar de las reuniones de Directorio y documentarlas en actas.
- Actualizar las resoluciones aprobadas por el Directorio y apoyar al personal de la Caja a través de la comunicación de las definiciones de las mismas.
- Coordinar las diferentes reuniones de trabajo (reuniones de Directorio y reuniones de comisiones que dependen de Directorio entre otras), eventos (como ser los comicios electorales) o instancias de comunicación interna o externa.
- Asegurar que el mensaje institucional este alineado a las expectativas del Directorio.
- Realizar el seguimiento y control de cumplimiento de la política de comunicación (interna y externa) aprobada por el Directorio de la Caja y del resto de los objetivos de la unidad a través de los KPI´s, así como velar porque se alcancen sus metas.
- Elaborar una propuesta de política de comunicación interna y externa (¿qué y por qué se quiere comunicar?). Esta política debería estar asociada a los objetivos comunicacionales, localización y estrategia de comunicación.
- Elaborar una propuesta de cronograma de comunicación interna y externa que tenga en cuenta el público meta y los recursos.
- Proponer e implementar las acciones de comunicación concretas que contribuyan a una mejor gestión de las relaciones institucionales e imagen corporativa de la Caja Notarial.
- Realizar todas las tareas vinculadas a la gestión documental y administrativa de la unidad, como ser la recepción, procesamiento y archivo documental.
