Principales objetivos:
Realizar la gestión y control del proceso de administrativo contable de la Caja (incluyendo la compra de bienes y servicios, liquidaciones de sueldos, presupuesto y estados financieros entre otros), así como velar por el adecuado mantenimiento y seguridad de sus instalaciones.
Principales funciones:
- Definir los objetivos, acciones y metas de la unidad que formarán parte de los planes operativos de la Caja Notarial a ser supervisados por su gerencia y aprobados por la Gerencia General.
- Definir las políticas, procedimientos y bases de contratación aplicables al proceso de adquisiciones de la organización, contemplando las particularidades según tipo de compra, a ser aprobados por el Gerente de Administración y Finanzas y posteriormente por el Directorio.
- Supervisar el proceso de evaluación de proveedores de la Caja, recibiendo las devoluciones de las distintas unidades con su satisfacción o no con el bien o servicio recibido y tomando las acciones correctivas requeridas para mejorarlo.
- Supervisar el proceso de elaboración del presupuesto anual así como la elaboración de otros presupuestos o planificaciones financieras cubriendo diferentes períodos, a medida de las necesidades de la Caja.
- Supervisar el proceso de registraciones contables y emitir los estados financieros u otros reportes solicitados a demanda de las gerencias o Directorio, a ser aprobados por el Gerente de Administración y Finanzas.
- Coordinar y supervisar el proceso de control de inventarios y liquidaciones del fondo fijo buscando la mayor eficiencia y eficacia del mismo.
- Supervisar el proceso de mantenimiento y seguridad de las instalaciones asegurando cuente con los recursos necesarios para que se puedan brindar los servicios de la Caja en tiempo y forma.
- Supervisar el proceso de gestión documental de la unidad asegurando que se cuente con la documentación vigente de sus procesos en soporte digital y de manera accesible a los usuarios, lo cual contribuye al control y mejora de los mismos.
- Realizar el seguimiento y control de cumplimiento de los objetivos de la unidad a través de los KPI´s, así como velar porque se alcancen sus metas.
